8Cara Komunikasi Efektif di Kantor. By Tambah Pinter - 20 February 2020. Siapa pun yang telah berkolaborasi dengan kolega dalam kelompok sebuah proyek tahu betapa sulitnya untuk berbagi dan menerima ide. Dalam menggerakkan proyek, sangat penting bagi semua orang untuk berkomunikasi. Etikaberarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Bentukbentuk komunikasi terdiri dari beberapa bagian antara lain: 1. Komunikasi Personal. Dalam ilmu komunikasi kita mengenal komunikasi personal adalah seorang individu atau pribadi melakukan komunikasi dengan individu lain. Komunikasi personal yang umumnya bersifat dialog secara formal maupun informal. 2. OlehAnugerah Dino 12.02 1 komentar. Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada saat ini. Peralatan ini memudahkan tiap pegawai berkomunikasi dengan pegawai lainnya. Atau perusahaan berkomunikasi dengan perusahaan lainnya. Karena vitalnya fungsi alat komunikasi ini, sering sekali kantor memiliki lebih dari Komunikasidapat berlangsung setiap saat dan dimana saja. Komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan suatu organisasi atau pada umumnya kantor merupakan tempat berkumpulnya orang - orang yang sama - sama melaksanakan kegiatan organisasi atau tatausaha, kantor merupakan tempat melaksanakan tatausaha dan kegiatan manajemen dan pimpinan suatu organisasi. SistemIT pada perusahaan dengan cepat dapat terpulau-pulau dan tidak compatible satu sama lain karena tidak dipatuhinya standar. Perubahan yang terjadi pada salah satu Divisi IT bayangan dapat berakibat pada Divisi IT atau divisi lainnya, yang akhirnya mengakibatkan saling menyalahkan. Koordinasi dan komunikasi menjadi masalah besar. VylvL. Strategi komunikasi yang efektif di tempat kerja Komunikasi yang efektif di tempat kerja bukan hanya sekadar terbuka dan jujur dengan karyawan dan rekanan—meski jika itu saja pun tidak apa-apa. Inti dari komunikasi profesional berada pada jantung dari proses internal bisnis dan budaya perusahaan Anda, menentukan cara kerja dan perilaku Anda mengatur hubungan antarpribadi. Jelajahi pentingnya komunikasi tempat kerja, serta beberapa strategi terbaik untuk komunikasi di tempat kerja. Mengapa komunikasi yang efektif di tempat kerja itu penting? Komunikasi tempat kerja yang cerdas merupakan salah satu kunci bagi keberhasilan bisnis Anda dalam jangka panjang, membantu meningkatkan produktivitas serta memelihara hubungan kerja yang kuat di seluruh organisasi. Pikirkan tentang gejala komunikasi yang buruk di tempat kerja tujuan perusahaan yang tidak dapat dimengerti, model masukan yang terbatas atau yang tidak ada, manajemen konflik yang buruk, atau instruksi dari manajer yang tidak jelas. Hal itu semua membawa pada satu hal—kesia-siaan. Waktu, usaha, dan modal yang terbuang sia-sia. Dengan kata lain, standar komunikasi profesional perusahaan Anda memiliki dampak langsung pada keuntungan bisnis Anda, di mana pada satu studi menunjukkan bahwa perusahaan yang berkomunikasi secara efektif memberikan imbal hasil 47% lebih tinggi kepada pemegang saham selama periode lima tahun daripada perusahaan yang tidak berkomunikasi secara efektif. 5 strategi komunikasi profesional Memastikan komunikasi yang efektif di tempat kerja harus menjadi agenda teratas bagi tim kepemimpinan perusahaan Anda. Kami telah menguraikan beberapa cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja di bawah ini 1. Berinvestasi pada ruang kerja smart Hal yang terpenting adalah memusatkan alat bantu komunikasi profesional Anda. Sekitar 50% karyawan menggunakan aplikasi atau perangkat lunak yang tidak berizin, sehingga—selain memiliki risiko keamanan—dapat mengakibatkan tim dan proyek tidak sinkron. Saluran komunikasi yang terpisah-pisah atau retak menyebabkan masalah dalam mengakses dokumen atau file serta situasi yang membuat sebagian rekan kerja mungkin tidak memiliki semua informasi yang mereka perlukan untuk melanjutkan pekerjaan, sehingga mengakibatkan penundaan dan terbuangnya pemasukan. Solusinya? Ruang kerja yang smart, seperti Dropbox, yang mengonsolidasikan semua platform, aplikasi, dan jenis konten di satu tempat. Dengan demikian, tidak ada keharusan bagi anggota tim untuk beralih di antara alat bantu saat mereka mengerjakan berbagai tugas berbeda di sepanjang hari. Misalnya, fitur manajemen tugas dari Dropbox Paper dapat membantu memastikan bahwa semua orang bekerja sesuai rencana dan memahami apa yang diharapkan dari mereka, membantu meningkatkan akuntabilitas dan memastikan alur komunikasi yang jelas. Perencanaan proyek juga merupakan area yang memerlukan komunikasi tempat kerja yang baik. Templat perencanaan proyek dari Dropbox Paper dapat memberi Anda alat bantu yang dibutuhkan untuk membuat seluruh anggota tim memahami keadaan keseluruhan. Delegasikan tugas yang akan dilakukan dan kumpulkan semua masukan di satu tempat, sehingga tidak ada kebingungan karena harus bolak balik pada email. Dalam urusan menangani masukan secara real time, anotasi pada Dropbox dapat jauh lebih efektif ketimbang utas email yang panjang dan berantakan dengan terlalu banyak orang yang dilibatkan dalam cc. 2. Berbicaralah bertatap muka langsung, jika memungkinkan Di tempat kerja modern, rapat tatap muka langsung terkadang dapat dikesampingkan karena adanya alat komunikasi tempat kerja seperti Slack dan email telah menjadi standar yang biasa dipakai. Namun demikian, Anda tidak mesti membiarkan komunikasi tatap muka langsung menjadi sesuatu yang dianggap kuno. Jika Anda perlu menyampaikan informasi sensitif, rapat tatap muka langsung merupakan keharusan, sementara bertemu tim Anda secara langsung atau sekurangnya memakai panggilan Zoom memungkinkan Anda melihat bahasa tubuh dan ekspresi wajah, sehingga Anda dapat memahami sepenuhnya seberapa bagus Anda mengomunikasikan berbagai penggalan informasi. Pikirkan saluran komunikasi Anda seperti hierarki panggilan video jauh lebih pribadi daripada panggilan telepon kontak mata menjadi keharusan, dan panggilan telepon itu lebih pribadi daripada email atau pesan instan. 3. Fokus pada kejelasan pesan Anda Dalam hal komunikasi yang efektif di tempat kerja, pesan harus jelas dan ringkas. Komunikasi tempat kerja yang tidak efektif dari pimpinan dapat menunda atau bahkan merusak suatu proyek sebelum dimulai misalnya duplikasi pekerjaan, jangka waktu yang membingungkan, hasil yang tidak tepat, dll., itulah mengapa memperoleh pesan yang tepat saat pertama kali itu penting. Sertakan petunjuk mendetail untuk setiap tugas, dan pastikan bahwa Anda menjawab pertanyaan utama dari tim—apa, bagaimana, dan mengapa. Jika Anda tidak melakukannya, Anda hanya akan membingungkan dan membuat rekan kerja tidak mau berinteraksi mengerjakan tugas-tugas yang ada. Tentu saja, komunikasi profesional yang buruk dapat juga dirasakan oleh pemasok dan pelanggan, sehingga mereka menjadi terputus dari bisnis Anda dan beralih kepada pihak lain. Hindari hal ini dengan menjaga komunikasi yang tepat dan jelas sejak awal. 4. Lakukan sikap "terus terang yang radikal" Sikap "terus terang yang radikal" adalah kerangka kerja untuk komunikasi profesional yang mengharuskan Anda untuk peduli dengan rekan kerja sembari juga mempertanyakan secara langsung perilaku mereka, sehingga memberi Anda keseimbangan antara agresi dan empati dalam ruang kerja. Bagi banyak pemimpin, keterampilan komunikasi yang baik tidak datang secara alami. Faktanya, sebuah survei oleh Interact menemukan bahwa 69% manajer tidak nyaman berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, sementara 37% menyatakan bahwa mereka tidak nyaman memberikan masukan langsung jika mereka meyakini bahwa karyawan mungkin merespons secara negatif. Jika ini terjadi pada Anda, sikap terus terang yang radikal ini bisa menjadi strategi yang Anda bisa gunakan, membantu Anda membangun sebuah tim yang kompak dan mencapai hasil lebih baik. 5. Menjaga struktur komunikasi horizontal Membuka alur komunikasi di kantor merupakan cara yang baik untuk memberi kesempatan kepada karyawan untuk menyuarakan pendapatnya. Sebuah survei tahun 2018 dari The Economist Intelligence Unit menemukan bahwa 31% dari karyawan menyatakan kurangnya kejujuran,, komunikasi yang terbuka sebagai penyebab rendahnya moral. Ini merupakan faktor integral bagi keterlibatan karyawan dan kepuasan kerja. Untuk meningkatkan konektivitas di tempat kerja, Anda harus memastikan struktur komunikasi horizontal di mana karyawan level C dan manajemen senior berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, mengundang masukan langsung. Dengan kata lain, karyawan junior harus merasa diberdayakan untuk berbicara ke karyawan yang lebih senior—tidak boleh ada anggapan bahwa jalur komunikasi dengan pimpinan organisasi itu terhalang atau tidak boleh dilakukan. Ini mungkin memerlukan perubahan di tingkat institusional, namun ada strategi komunikasi lain di tempat kerja yang mungkin dapat Anda implementasikan untuk menjembatani kesenjangan antara pimpinan dan karyawan, seperti rapat bersama dengan seluruh karyawan town hall dengan sesi tanya jawab. Penutup Komunikasi dapat berperan penting dalam hampir semua aspek bisnis Anda. Menguasai komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan inovasi, menjaga karyawan tetap terlibat dan membuat bisnis Anda siap meraih kesuksesan. Tidak dapat dipungkiri, ilmu komunikasi menjadi aspek yang paling dipertimbangkan di tempat kerja. Tanpa adanya komunikasi, mustahil jika pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Lalu apa sebenarnya pengertian dari ilmu komunikasi? Ilmu komunikasi adalah sebuah ilmu yang mempelajari tentang cara menyampaikan sebuah informasi baik ide atau gagasan dari satu orang kepada orang lain yang dilakukan menggunakan media, entah itu media tulisan, lisan, atau media yang lainnya. Komunikasi terdiri dari dua jenis yaitu komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan secara lisan maupun tertulis. Dengan model komunikasi verbal ini, diharapkan para pendengar atau pembaca bisa memahami dengan mudah apa pesan yang dimaksud. Contoh dari komunikasi verbal adalah bercakap-cakap secara langsung baik menggunakan media ataupun tidak menggunakan media, penyampaian informasi melalui surat, grafik, lukisan, gambar, dan lain-lain. Satu contoh lain terkait dengan komunikasi lisan adalah wawancara, misalnya bagaimana sebuah perusahaan mengetahui kompetensi dan kemampuan calon karyawan melalui wawancara kerja. Komunikasi non verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan tidak menggunakan kata-kata, melainkan menggunakan bahasa isyarat, lambang-lambang, ekspresi wajah, dan lain sebagainya. Dengan begitu seorang komunikan dapat menyimpulkan apa arti dari bahasa isyarat atau lambang atau ekspresi wajah yang dimaksudkan oleh komunikator. Contoh dari komunikasi non verbal adalah menangis menandakan bahwa dirinya sedang bersedih. Mengangguk artinya setuju. Menggelengkan kepala artinya tidak setuju. Mengangkat alis sebagai tanda bahwa dirinya tidak percaya, dan masih banyak lagi yang lainnya. Komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan bermasyarakat, apalagi dalam komunikasi yang bersifat profesi, misalnya komunikasi di tempat kerja. Dengan komunikasi, Anda bisa menjalin sebuah relasi dengan seseorang ataupun sekelompok orang yang pastinya sangat diperlukan sebagai makhluk sosial. Tidak hanya di dalam kehidupan bermasyarakat saja, komunikasi juga sangat diperlukan di dalam kantor. Ya, sebuah kerjasama antara satu karyawan dengan karyawan yang lainnya tidak akan terjalin tanpa adanya komunikasi. Jika Anda bekerja sebagai karyawan kantoran dan belum paham bagaimana cara berkomunikasi yang baik, simak informasi mengenai 10 cara Komunikasi di tempat kerja yang efektif bagi karyawan berikut ini. 1. Sederhanakanlah hal yang rumit Sebagai karyawan harus bisa menyampaikan informasi secara jelas, baik kepada karyawan lain maupun kepada client. Memang tidak mudah untuk menyampaikan informasi secara jelas, terlebih lagi jika informasi tersebut terlalu susah untuk dijabarkan. Anda harus terampil dalam menyusun kata-kata agar informasi yang disampaikan dapat dengan mudah dipahami oleh lawan biacara Anda. Jangan sampai menyusun kata-kata yang Anda sendiri tidak paham maksudnya. Hal tersebut justru akan semakin memperburuk situasi di tempat kerja Anda. Serumit apapun informasinya, Anda harus bisa menyampaikannya menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dipahami oleh orang lain untuk menghindari kesalahpahaman dalam menangkap informasi yang Anda sampaikan. 2. Pilih jalur diplomasi untuk menyelesaikan konflik Sebaik apapun dan sesabar apapun seorang karyawan, pastinya akan ada saja konflik yang terjadi. Terlebih lagi jika Anda tergabung dalam sebuah tim, berbagai macam konflik selalu hadir, entah itu konflik kecil ataupun besar sekalipun. Dalam beberapa kasus, konflik kecil memang mudah untuk diselesaikan, namun ada pula yang bermula dari konflik kecil menjadi melebar dan sulit untuk diatasi. Kondisi seperti inilah yang membuat suasana kantor menjadi tidak kondusif dan pekerjaan menjadi berantakan. Upaya yang sebaiknya dilakukan agar konflik tidak berkembang adalah dengan membiasakan cara berbicara yang baik di tempat kerja. Selesaikan masalah dengan pikiran terbuka dan tidak memihak satu sama lain. Setiap karyawan harus senantiasa menjalin hubungan yang baik dengan karyawan lain agar suasana kerja menjadi lebih nyaman dan pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. 3. Berbicara secara langsung Seiring dengan berkembangnya zaman, komunikasi pun ikut mengalami kemajuan salah satunya dengan media surat elektronik yang digunakan sebagai cara berinteraksi dengan rekan kerja ataupun client. Ya, meskipun cara tersebut sangatlah praktis namun hal ini bisa menimbulkan suatu masalah jika karyawan tidak menguasai bahasa surat yang baik. Tentu hal tersebut akan menimbulkan masalah besar karena penyampaian informasi sulit dipahami oleh pembacanya dan seringkali menimbulkan kesalahpahaman. Dengan menggunakan surat elektronik, Anda tidak bisa menebak ekspresi wajah maupun bahasa tubuh dari lawan bicara, tentu akan berbeda jika Anda mengobrol secara langsung tanpa ada perantara. Perkembangan teknologi memang harus diikuti agar tidak ketinggalan zaman, namun perlu diingat juga bahwa bercakap-cakap secara langsung merupakan salah satu bentuk komunikasi yang paling efektif karena dapat meminimalisir terjadinya kesalahpahaman atau salah pengertian diantara kedua belah pihak. 4. Menghargai adanya perbedaan kebudayaan di tempat kerja Kesuksesan perusahaan merupakan sebuah prestasi yang membanggakan bagi semua pegawai yang ada di dalamnya. Tidak menutup kemungkinan bahwa kantor tersebut dapat melakukan kerjasama dengan negara asing, misalnya merekrut karyawan asing. Meskipun memiliki budaya yang berbeda, namun sebagai karyawan yang baik sebaiknya ikut menghargai perbedaan budaya tersebut agar kerjasama dapat berjalan dengan baik. Bekerja sama dengan warga asing memang gampang-gampang susah, tak heran jika sering terjadi miskomunikasi dari hal-hal kecil yang menimbulkan pemahaman berbeda antara sesama karyawan atau dengan warga asing yang terkait. Untuk itu, penting sekali diterapkannya sikap saling menghargai antar nilai-nilai kebudayaan bagi setiap karyawannya. Hal-hal sepele seperti tidak menampakkan gestur tubuh yang menggangu perasaan, pemilihan kata yang sopan adalah salah satu cara untuk menjaga terjalinnya komunikasi yang baik. 5. Memberikan feedback yang baik Hargailah lawan bicara Anda. Berilah respon yang positif. Etika saat berbicara adalah mendengarkan apa yang dikatakan oleh lawan bicara dengan baik. Setelah itu Anda wajib memberikan respon ataupun tanggapan terhadap apa yang telah disampaikan oleh si pembicara. Meskipun Anda tidak suka dengan lawan bicara, namun tetaplah tersenyum dan berikan tanggapan yang positif. Terlebih lagi jika Anda bekerja sebagai costumer service yang setiap harinya berhadapan dengan dengan pelanggan. Dari berbagai macam latar belakang yang dimiliki oleh pelanggan, seorang costumer service harus bisa memberikan pelayanan terbaiknya tanpa pandang bulu. Kredibilitas perusahaan juga dapat dilihat dari cara karyawan melayani pelanggan Servis. Jika Anda memberikan respon yang positif kepada setiap pelanggan, maka kredibilitas kantor akan semakin meningkat dan costumer akan semakin betah menggunakan jasa atau membeli produk dari perusahaan Anda. 6. Sesuaikan antara perkataan dan perbuatan Sikap yang Anda tonjolkan di kantor harus sesuai dengan perkataan Anda. Jaga kepercayaan sesama rekan karyawan dan juga atasan Anda. Sulit memang menjaga agar perkataan dan perbuatan agar selaras, namun demi mendapatkan kepercayaan dari pimpinan ataupun karyawan lainnya hal tersebut harus diterapkan. Jangan buang waktu dengan membual, carilah perhatian dari pemimpin dengan hasil. Pemimpin yang baik pasti akan memberikan perhatian dan hadial sesuai hasil kerja yang Anda lakukan. Di dalam dunia kerja, menyampaikan perkataan yang tidak sesuai akan membuat pekerjaan menjadi berantakan sehingga dapat menurunkan produktifitas kerja. Sebaiknya jangan beritahukan informasi apapun kepada karyawan lain sebelum ada pemberitahuan bahwa informasi tersebut memang benar adanya untuk menghindari kesalahpahaman yang akan berdampak buruk bagi kehidupan kantor dikemudian hari. Untuk menghindari adanya perkataan dan perbuatan yang tidak selaras, mintalah teman terbaik Anda untuk mengingatkan jika tindakan Anda sudah melenceng dari SOP. Dengan begitu, Anda akan terhindar dari perkataan dan perbuatan yang tidak selaras, karena selalu ada yang mengingatkan ketika Anda salah. 7. Presentasi secara visual Jika Anda diharuskan untuk berkomunikasi dengan cara presentasi, maka menggunakan ilmu “satu gambar dapat menjelaskan 1000 hal” bisa menjadi cara yang efektif. Otak manusia akan lebih responsif dengan sebuah gambar daripada dengan tulisan. Sebuah presentasi yang baik harus bisa membuat pendengarnya menangkap maksud dari pembicara. Untuk itu, pembicara harus menggunakan bahasa yang baik dan juga pemilihan kata yang tidak bertele-tele agar mudah dipahami audiens. Buatlah Power Point, Anda akan lebih mudah untuk menyampaikan informasi kepada para pendengar, syaratnya agar menarik, tidak memuat banyak tulisan, ambil point-pointnya saja dan sertakan pula data dalam grafik atau gambar. Presentasi dikatakan berhasil jika Anda bisa menjelaskan informasi secara sederhana dan tidak menimbulkan makna ganda bagi pendengarnya. Informasi tersampaikan. Dengan menggunakan presentasi secara visual dapat menghindari adanya miskomunikasi akibat penjelasan yang belum atau lupa disampaikan, atau menambah penjelasan yang dirasa kurang. 8. Jadilah humoris dan menyenangkan Komunikasi akan terjalin dengan efektif jika tidak ada ketegangan di dalamnya. Nah, untuk mencairkan suasana, Anda bisa sesekali menyelipkan humor saat berbicara. Hal ini tidak akan menjadi masalah jika humor yang Anda keluarkan tidak menyinggung orang lain. Cara ini sudah terbukti efektif untuk membangun keakraban dan juga kecanggungan saat berbicara. Di dalam sebuah tim, setiap anggotanya harus bisa bekerjasama dengan baik agar tujuan dari kantor tersebut dapat terwujud. Dengan sedikit bergurau dapat membuat suasana tim menjadi lebih santai dan ide-ide cemerlang dapat dengan mudah disampaikan tanpa adanya tekanan. Menjadi orang yang menyenangkan juga akan menjadikan Anda lebih populer dan Anda pun dapat bekerjasama dengan baik dengan rekan kerja lainnya, sehingga tim Anda menjadi solid dan tak jarang mendapatkan pujian dari pimpinan. 9. Menerima masukan Dalam dunia kerja, Anda akan bertemu dengan orang-orang dari latar belakang yang berbeda. Nah, dari situlah Anda harus bisa memahami karakter dari orang lain dan juga harus bersifat terbuka terhadap kritik atau masukkan dari rekan kerja Anda. Jangan langsung terbawa emosi jika ada karyawan yang mengkritik Anda, melainkan jadilakanlah kritikan tersebut sebagai masukan yang membangun agar Anda bisa menjadi pribadi yang lebih baik lagi. 10. Murah senyum Murah senyum akan menjadikan Anda dipandang positif oleh semua rekan-rekan di kantor. Komunikasi pun akan berjalan dengan baik dan efektif jika dilandasi rasa nyaman. Dengan memberikan senyuman di awal percakapan akan membuat suasana pembicaraan menjadi lebih santai dan lebih hidup. Komunikasi ditempat kerja yang efektif akan tercipta jika antara komunikator dan komunikan saling memberikan respon yang positif dan tujuan dari komunikasi dapat terlaksana. Setidaknya 10 cara berkomunikasi di tempat kerja yang efektif bagi karyawan tersebut dapat Anda contoh agar suasana kerja di kantor lebih kondusif dan nyaman. Bagaimana tertarik untuk mencobanya?

sebutkan empat aktivitas komunikasi dalam kantor